常见问题-体育 & 会议奖励计划
COVID-19对弗吉尼亚州的会议产生了持续和破坏性的影响 & 会议和竞技体育赛事产业. 随着英联邦准备恢复旅游业对经济的影响, VTC is offering these funds to be used for event incentives 和 市场营销 促销活动 specifically targeted at attracting new meetings & 会议和体育比赛 & 以刺激经济活动和整个英联邦的旅游.
吸引会议的目的地之间的竞争 & 会议和竞技体育赛事有所增加. Nationwide, DMOs 和 venues are offering new 和/or increasing their current incentive offerings.
这些项目与分配给地方的资金有何不同?
拨给地方资助计划的资金将用于媒体, 促销活动, 市场营销, 销售, 旅游产品开发. 这两项激励计划旨在支持特定的会议和活动.
会议 planners 和 sports event rights holders typically require that host destinations or venues help offset their production 和 operational costs. These funds will allow our Virginia partners to be more competitive 和 provide the extra incentive needed for planners to sign the contract for Virginia. 合格和不合格的基金名单有很大的不同.
谁可以申请??
符合条件的申请人是目的地营销组织(DMO/CVBs), 会议或运动场地, 市或县地方政府机构(一).e. 公园 & 康乐部)及体育委员会.
有多少钱可用?
弗吉尼亚州已经拨款100万美元用于体育营销,100万美元用于会议 & 会议激励计划.
这些资金可以用来做什么?
这些资金必须用于目的地支付的费用, 组织, 或举办会议或体育赛事的场地. These expenses range from site/venue rental usage fees to equipment rental 和 shuttling. 资金不得用于与举办活动无关的任何费用, 包括但不限于人员配置, 维护, 一般营业费用, 等. 要查看可与ARPA资金一起使用的合格项目列表,请单击 来这里是为了运动 和 在这里开会.
我可以申请多次吗?
是的. 每个申请都是针对一个特定的会议 & 大会或竞技体育赛事. 您可以提交多个会议或活动的申请.
我可以在获得签署的活动合同之前申请吗?
是的. 申请可以提交预批准. 合同必须不迟于12月31日签署, 2022, 或者预先批准不再有效, 及拨款将退回职训局ARPA奖励帐户. 适用于7月25日提交的申请, 2022年或以后, the contract MUST be signed no later than 6 months from the application submission date.
我可以申请参加任何会议或体育赛事吗?
No. Funds are available for new multi-day meetings or events that attract out of town visitors that are competitively up for bid. 参见 达到的标准 部分 体育营销奖励计划申请指南 or 会议 & 公约奖励计划申请指南 欲知详情.
激励计划的重要期限是什么?
-申请可于2022年4月1日开始提交.
-申请提交必须不迟于2022年5月31日收到.
-职训局及覆核委员会将于五月三十一日后覆核你的申请, 2022, 成功申请预计于七月十五日或前后获批准, 2022.
-会议或活动必须在12月31日前签约, 2022年4月1日至5月31日期间提交的申请, 2022年期间. 适用于7月25日提交的申请, 2022年或以后, the contract MUST be signed no later than 6 months from the application submission date.
– The meeting or sporting event must be held in Virginia no later than June 30, 2024.
-费用收据必须在2024年7月31日前提交报销.
如果赛事已经签约,资金是否有保证?
申请须经百老汇会员覆核小组核准后,才可获保证拨款, applicants might have to contract events without the guarantee of receiving incentive funds.
资金预计什么时候到位?
Funds will be made available after the event 和 once all supporting documentation has been submitted. 收据应在活动发生后60天内交付. Reimbursement of funds is subject to review of documentation submitted 和 reimbursement will generally occur within several weeks, 如果提交了足够的文件.
需要什么证明项目费用的文件?
Applicants will need to provide the following documentation before the incentive is reimbursed:
- A narrative with their reimbursement request providing more detail stating what the expenses were used for 和 how the expense aids in recovery response.
- 必须提供付款证明,可以包括收据, 发票, 除了支票存根, 信用卡对账单, 银行对账单, or any other documentation sufficient to demonstrate that the expense was actually paid by the recipient.
- 还必须提供事件证明. 它需要显示活动举行的时间和地点. 该文件还必须证明该活动是在6月30日之前举行的, 2024, 最后期限,活动在弗吉尼亚州举行.
收到付款的费用提交流程是怎样的?
参见一步一步的过程 这个链接.
每个城市申请的补助金额是否有上限?
不,补助金是根据项目的价值发放的.
电子竞技项目是否有资格获得体育营销激励资助?
是的, e-sports are an emerging part of sports tourism 和 qualifying events will be considered.
If a facility/hotel applies for the grant, do they need support from the local DMO to be eligible?
A letter of support from the local DMO is not necessary but we suggest you inform them of your application.
如果资金用于市场营销, 我们需要包括弗吉尼亚是恋人标志/体育弗吉尼亚标志吗?
No.
作为报销补助金,您需要活动后的信息吗?
No, however if you would like to share post event information with VTC to show the success of the event, 非常欢迎你这样做.
谁可以签署条款和条件?
The Terms 和 Conditions must be signed by the applicant or someone in a position to act on their behalf 和 commit to it with signing authority.
Should I submit a timeline if I am unsure of the actual date our activities will take place?
是的,在预算细目中需要有时间表. Estimates are accepted in Month 和 Year format if your dates have not been locked in yet. 季节是不能接受的日期格式. 时间线不能超过2024年6月30日.e.(该活动必须在弗吉尼亚州举行,并于2024年6月30日或之前完成).
How does a recipient estimate value of earned media for television 和 web stream broadcasts?
提供媒体的组织应该能够与你分享价值. 弗吉尼亚旅游公司’s PR team does not typically utilize ad value equivalency (AVE) in its reporting. 然而, 我们理解有时有人要求和/或要求这样做, especially in grant applications 和 other instances where a dollar amount must be provided.
像这样, Virginia Tourism recommends using the industry st和ard formula to calculate AVE: SimilarWeb UVM x 0.025 x $0.37.
职训局选择的媒体报道平台是Muck Rack, 哪个提供了更深入的研究和信息 AVE的报告. If you need additional assistance, contact Andrew Cothern, Director of 通信 at (电子邮件保护).
Can I use my username 和 password for both the 体育 Incentive Program 和 会议 Incentive Program Portals?
是的, 一旦您在其中一个门户中创建了概要文件, you can create a profile in the other portal using the same email address 和 password. You will only have to verify your email address in the first portal you create a profile in. 然后,您可以在两个门户中使用相同的用户名和密码. 如果在创建第二个配置文件时尝试更改密码, the system will automatically revert to the password that was set on the first profile you created, 如果使用相同的电子邮件地址.
我可以申请比指导方针更多的申请吗?
是的. The guidelines are based on anticipated number of athletes/coaches outlined in the contract. 这些指导方针是一般性的,而不是绝对的. 根据申请人的表现,可给予数额或数额较小的资助. 评审委员会将考虑赛事的其他方面,如免费媒体, 对社会的价值, 观众, 来自社区以外的参与者的百分比等. 超出了人的数量. The incentive funds are not meant to pay the entire hosting costs but help support you with hosting.
50 - 250人=最高5000美元
251-750人=高达1万美元
751 - 1250人=最高15000美元
1251+人= 2万+美元
如果我的活动没有RFP或投标文件怎么办?
需要提供RFP/投标文件和已签署的合同的副本. 然而, 如果没有的话, 我们将接受权利人/会议策划者的信函或文件. 信中应该包括他们的联系方式, confirmation that other destinations are being consider (must identify competitive destinations) 和 outline of the host requirements 和 general event information (i.e.、运动员人数、住宿夜等.).
Can I use my username 和 password for both the 体育 Incentive Program 和 会议 Incentive Program Portals?
是的, 一旦您在其中一个门户中创建了概要文件, you can create a profile in the other portal using the same email address 和 password. You will only have to verify your email address in the first portal you create a profile in. 然后,您可以在两个门户中使用相同的用户名和密码. 如果在创建第二个配置文件时尝试更改密码, the system will automatically revert to the password that was set on the first profile you created, 如果使用相同的电子邮件地址.
有任何问题我该和谁联系?
Any questions regarding the online portal for application 和 expense plan submissions can be directed to (电子邮件保护). 请注明您所查询的奖励计划.
如果申请批准后出现问题:如错过截止日期等.?
所有问题将逐案解决. 详细提交所有请求至 (电子邮件保护). 例外情况可能被批准,也可能不被批准.